Clases de documentos
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Diferencias
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Usos
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Documento de archivo
Documento Electrónico
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Material conservado en un soporte físico
determinado por el lugar donde se encuentre toda la información producida por
una entidad pública o privada. Su valor probatorio se mide por las
características de autenticidad, entre ellas la firma.
Toda la
información generada, enviada, recibida, almacenada, o acumulada por medio
electrónico, su contenido puede ser separado de su soporte original, para ser
transferido a otros, su autenticidad depende del hardware y software en el
cual fue creado, y este solo se podrá mantener si se conserva en su
estructura original.
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Constata la comprobación del desarrollo de
una actuación administrativa.
Permite la comunicación a otros órganos
administrativos o a terceros interesados.
Permite
fácil acceso a la información.
Controla el exceso a la información por niveles de seguridad y
conservación a largo plazo.
También se encuentran documentos electrónicos
de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como
son los archivos: de gestión, central e histórico.
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sábado, 20 de abril de 2019
paralelo clases de documentos
miércoles, 10 de abril de 2019
Ejemplos de tipos documentales y su disposicion final.
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Series y tipos
documentales
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Valoracion Documental
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Disposicion final
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Administracion
tipo
Actas
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Estas se conservan por que alli se plasman las
principales decisiones que cambian el rumbo de la empresa. Por eso tiene
valor adm ,fiscal, legal y contable
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Comercial
tipo facturas recibidas
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Se conservan en archivo de gestión por un año y
despues a archivo central por 5 años
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Libros
contables
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Tienen valor contable , administativo,técnico, legal
y fiscal, se conservan por que son un
requerimiento de las entidades de control.
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Historias
Laborales
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Son unidades documentales complejas, en su interior
hay afilicaciones a seguridad social, memorandos contratos ascensos entre
otros,por ello tiene valores de todo tipo adm, fiscales, legales,etc.
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Informes
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Contiene informacion, de valor administrativo,
juridico legal,fiscal y contable, por cuanto informan los estados de la
empresa.
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Serie comercial tipo ofertas
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Se conservan en archivo de gestion por 6 meses y se
dirigen a archivo central por dos años y solo se soporta en medio magnetico.
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Convenciones:
CT: conservacion total
E: Eliminacion
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M/D: Microfilmacion o digitalizacion
S: seleción
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martes, 9 de abril de 2019
Ensayo importancia de los archivos
IMPORTANCIA
DE LOS ARCHIVOS
Un
archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión.
En todo ámbito de la vida trabajamos
recolectando, leyendo y analizando distintos Datos, que mediante un debido
proceso y metodología permiten alcanzar la generación de una Información Útil,
que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de Datos,
siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.
Los
archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar
plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener
todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura,
y es aquí donde toman mayor importancia la
conservación de los documentos escritos en lugares específicos de forma
organizada y ordenada para luego convertirse engrandes archivos, los cuales a
su vez hicieron crecer la archivista como ciencia,
Y el personal encargado de su manejo.
Hoy
en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de
manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los
archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio
preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando
la posibilidad a las personas de conocer el contenido de los
documentos y así detectar testimonios documentales que confirmen las acciones
administrativas, políticas, legislativas que construyen las sociedades,
instituciones y el hombre en general.
Por
tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración
conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones,
Es
fuente de historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de
tener un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida.
También es bueno saber que hoy en día poseemos
una ley que es la 594 del 2000 que nos da la oportunidad de informarnos y reglamentarnos
sobre el debido proceso de manipulación de un archivo. Finalizando yo considero
que los archivos son de gran importancia
para el mundo entero y que es relativamente necesario ya que nosotros sin
darnos cuenta desde pequeños y en cualquier campo archivamos, pero es bueno
saber insisto que en este momento se le dé el valor que tiene al archivo y su archivista y que
ellos mismos también le den el valor que posee esta profesión.
domingo, 7 de abril de 2019
informe administracion documental evidencia 3 administracion documental en el entorno laboral SENA
ADMINISTRACION
DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
Evidencia
numero 3
“informe
administración documental”
Presentado
por:
Laura
Milena Palacio Jordán
Servicio
nacional de aprendizaje SENA
Piedecuesta
Santander 7 de
Abril de 2019
Introducción
Desde
la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como
el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación”.
El
informe de administración documental se redacta con el fin de dar la
importancia de un buen manejo archivístico de las comunicaciones oficiales, ya
que esto permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido de los documentos ya
que si no se tienen clasificados sería una tarea tediosa y que llevaría
demasiado tiempo lo cual representa un aumento significativo de costos para las
empresas y además una buena administración documental genera una buena toma de
decisiones.
Objetivos
·
Adquirir mayor conocimiento sobre la
administración documental en el entorno laboral, con relación a la importancia
de informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro,
distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.
·
Reconocer que las entidades públicas cumplen y
aplican las funciones básicas para el manejo de documentos tales como recepción
o radicación, registros, y distribución o embalaje.
1.
Recepción,
registro y distribución de comunicaciones oficiales externas recibidas
Recepción
El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual
cumple con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo
con la normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y
distribución de los documentos como parte integral del Programa de gestión
Documental.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la
recepción del documento, su radicación y finalmente el registro.
Su función es la de Recibir
correspondencia remitida por personas naturales o jurídicas teniendo en cuenta
los siguientes aspectos.
• La comunicación está
dirigida a la empresa o a un funcionario.
• El sobre debe estar
correctamente marcado.
Luego de este proceso
se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal.
Los documentos que se reciben pueden estar en
diferentes soportes y medios, tales como
correo tradicional, fax, revistas, plegables,
invitaciones, correo electrónico, entre otros.
Se debe verificar que
la documentación que se recibe está completa, firmada, contiene los anexos,
anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se
encuentra en buen estado.
Apertura:
Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no
dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos.
Una
vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
·
Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
·
Revisar que este firmado, verificar anexos.
En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los
requisitos correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por
ejemplo no ir firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar,
además de proceder a una respectiva investigación.
Registro
y radicación:
Después de recibir las
Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única,
se ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema
SGD (sistema de gestión documental de la empresa).
Se registran los siguientes datos:
·
Fecha
·
Nombre del Remitente
·
Dirección, teléfono y correo electrónico
·
Funcionario destinatario , Dependencia y si
lleva copia a otra dependencia
·
Asunto
Número de folios y anexos.
Radicación
e impresión de rótulo:
Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana,
el espacio para colocar el sello radiador en la elaboración de cartas o de
comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo superior
derecho del documento.
Al
registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a
escanear el documento para grabarlo en
la base de datos y al presionar el botón de radicar, el aplicativo
automáticamente asigna el número de radicación del documento.
Enseguida se imprime el rótulo
con el número de radicación asignado por el aplicativo. Este rótulo identifica el documento dentro de
la base de datos de la Entidad, (SGD), se hace con el fin de de velar por la transparencia de la actuación administrativa asignada en
estricto orden de recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año
laboral, la numeración debe ser ascendente y continua, iniciando con el 001 y
finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre de labores
administrativas de la Institución, al finalizar el año.
Distribución o reparto:
El paso subsiguiente al de
registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia las oficinas que
deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones
externas en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas
comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas. Hace entrega al
mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su
distribución.
El mensajero interno o
patinador recoge la correspondencia en el casillero, verificando que los datos
de la planilla de relación de
correspondencia coincidan con la correspondencia física, organiza la
correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “relación de copias”
con las copias que debe entregar en el recorrido, hace el recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en
las dependencias y hace firmar el formato para verificación y control del
recibido.
Comunicaciones oficiales externas
Si las comunicaciones
oficiales se dirigen para entes externos se
Coloca
sello a la correspondencia para controlar la fecha de recibido encasilla la correspondencia con el formato diligenciado
según el servicio requerido donde corresponda
Se recoge la correspondencia
y el formato en el casillero se verifica
el aval del envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato
o correo electrónico).
Se Diligencia Guía,
se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono contenido ,Ciudad a la
que va , tipo de servicio, Peso, volumen,
forma de pago , Observación, Centro de costo y departamento que envió. Llamar al Operador para programar recogida de
Correspondencia.
2. Comunicaciones oficiales vía Fax
Las comunicaciones
recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en cuenta la
información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas
de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la
Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la Institución, se escanea, se
imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual
que para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la
Dependencia respectiva.
3.
Memorandos
Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de
imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso
para un trámite legal o administrativo.
Después de enviado el
documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el
destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno
junto con el formato Comunicaciones internas
despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación generado
por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento.
El destinatario recibe el documento física o
electrónicamente y debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del envío.
4.
Peticiones quejas, reclamos
Las PQRSF deberán ser
diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y deben
contener la siguiente información.
·
Nombre
del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
·
Nombres completo del solicitante o su representante.
·
Dirección
o correo electrónico y teléfono a donde
se debe dirigir la respuesta del peticionario y/o apoderado.
·
Los
fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
·
La
relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
·
La
firma del peticionario y/o su apoderado.
Recibida la PQRSF en la dependencia competente el
funcionario encargado verificará el
cumplimiento de los requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de
nuestro país, los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.
Diez (10) días hábiles
para contestar peticiones de información.
Quince (15) días
hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días
hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días
hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días
hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y
elogios.
Procedimiento:
·
La
Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de otra dependencia.
·
Todas las PQRSF –peticiones,
quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones – deben atenderse, en los
términos definidos anteriormente.
·
Si el documento amerita trámite
o requiere respuesta, el Jefe de la dependencia entrega el documento al
funcionario competente para que proceda
con las respectivas anotaciones de chequeo y control.
·
El funcionario de la dependencia basado en el
derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta
respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y
procede a firmarla.
·
Si
la solicitud no es clara, se solicita
ampliar o precisar la información.
·
El
auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y
envío de documentos externos o internos según sea requerimiento.
·
Terminado
el trámite del proceso se archiva el documento
en la serie correspondiente.
5.
Correo
electrónico
La dependencia recibe de otras unidades
administrativas solicitudes o documentos, para su trámite, consulta o
información, utilizando los diferentes medios y soportes de la entidad. Como lo
es el correo electrónico.
La receptora verifica, firmas, folios,
copias, anexos, y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en
procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la planilla de control de
comunicaciones internas en el documento señalando datos como el (nombre y
código de la dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora de
recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de
respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad
haya regulado en procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus
respectivos anexos si los hay a la dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el
documento, verifica y da constancia de recibido.
Web grafía:
·
Manual de procesos de gestión
documental.
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