ADMINISTRACION
DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
Evidencia
numero 3
“informe
administración documental”
Presentado
por:
Laura
Milena Palacio Jordán
Servicio
nacional de aprendizaje SENA
Piedecuesta
Santander 7 de
Abril de 2019
Introducción
Desde
la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como
el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación”.
El
informe de administración documental se redacta con el fin de dar la
importancia de un buen manejo archivístico de las comunicaciones oficiales, ya
que esto permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido de los documentos ya
que si no se tienen clasificados sería una tarea tediosa y que llevaría
demasiado tiempo lo cual representa un aumento significativo de costos para las
empresas y además una buena administración documental genera una buena toma de
decisiones.
Objetivos
·
Adquirir mayor conocimiento sobre la
administración documental en el entorno laboral, con relación a la importancia
de informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro,
distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.
·
Reconocer que las entidades públicas cumplen y
aplican las funciones básicas para el manejo de documentos tales como recepción
o radicación, registros, y distribución o embalaje.
1.
Recepción,
registro y distribución de comunicaciones oficiales externas recibidas
Recepción
El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual
cumple con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo
con la normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y
distribución de los documentos como parte integral del Programa de gestión
Documental.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la
recepción del documento, su radicación y finalmente el registro.
Su función es la de Recibir
correspondencia remitida por personas naturales o jurídicas teniendo en cuenta
los siguientes aspectos.
• La comunicación está
dirigida a la empresa o a un funcionario.
• El sobre debe estar
correctamente marcado.
Luego de este proceso
se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal.
Los documentos que se reciben pueden estar en
diferentes soportes y medios, tales como
correo tradicional, fax, revistas, plegables,
invitaciones, correo electrónico, entre otros.
Se debe verificar que
la documentación que se recibe está completa, firmada, contiene los anexos,
anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se
encuentra en buen estado.
Apertura:
Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no
dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos.
Una
vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
·
Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
·
Revisar que este firmado, verificar anexos.
En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los
requisitos correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por
ejemplo no ir firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar,
además de proceder a una respectiva investigación.
Registro
y radicación:
Después de recibir las
Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única,
se ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema
SGD (sistema de gestión documental de la empresa).
Se registran los siguientes datos:
·
Fecha
·
Nombre del Remitente
·
Dirección, teléfono y correo electrónico
·
Funcionario destinatario , Dependencia y si
lleva copia a otra dependencia
·
Asunto
Número de folios y anexos.
Radicación
e impresión de rótulo:
Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana,
el espacio para colocar el sello radiador en la elaboración de cartas o de
comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo superior
derecho del documento.
Al
registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a
escanear el documento para grabarlo en
la base de datos y al presionar el botón de radicar, el aplicativo
automáticamente asigna el número de radicación del documento.
Enseguida se imprime el rótulo
con el número de radicación asignado por el aplicativo. Este rótulo identifica el documento dentro de
la base de datos de la Entidad, (SGD), se hace con el fin de de velar por la transparencia de la actuación administrativa asignada en
estricto orden de recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año
laboral, la numeración debe ser ascendente y continua, iniciando con el 001 y
finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre de labores
administrativas de la Institución, al finalizar el año.
Distribución o reparto:
El paso subsiguiente al de
registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia las oficinas que
deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones
externas en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas
comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas. Hace entrega al
mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su
distribución.
El mensajero interno o
patinador recoge la correspondencia en el casillero, verificando que los datos
de la planilla de relación de
correspondencia coincidan con la correspondencia física, organiza la
correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “relación de copias”
con las copias que debe entregar en el recorrido, hace el recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en
las dependencias y hace firmar el formato para verificación y control del
recibido.
Comunicaciones oficiales externas
Si las comunicaciones
oficiales se dirigen para entes externos se
Coloca
sello a la correspondencia para controlar la fecha de recibido encasilla la correspondencia con el formato diligenciado
según el servicio requerido donde corresponda
Se recoge la correspondencia
y el formato en el casillero se verifica
el aval del envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato
o correo electrónico).
Se Diligencia Guía,
se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono contenido ,Ciudad a la
que va , tipo de servicio, Peso, volumen,
forma de pago , Observación, Centro de costo y departamento que envió. Llamar al Operador para programar recogida de
Correspondencia.
2. Comunicaciones oficiales vía Fax
Las comunicaciones
recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en cuenta la
información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas
de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la
Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la Institución, se escanea, se
imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual
que para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la
Dependencia respectiva.
3.
Memorandos
Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de
imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso
para un trámite legal o administrativo.
Después de enviado el
documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el
destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno
junto con el formato Comunicaciones internas
despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación generado
por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento.
El destinatario recibe el documento física o
electrónicamente y debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del envío.
4.
Peticiones quejas, reclamos
Las PQRSF deberán ser
diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y deben
contener la siguiente información.
·
Nombre
del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
·
Nombres completo del solicitante o su representante.
·
Dirección
o correo electrónico y teléfono a donde
se debe dirigir la respuesta del peticionario y/o apoderado.
·
Los
fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
·
La
relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
·
La
firma del peticionario y/o su apoderado.
Recibida la PQRSF en la dependencia competente el
funcionario encargado verificará el
cumplimiento de los requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de
nuestro país, los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.
Diez (10) días hábiles
para contestar peticiones de información.
Quince (15) días
hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días
hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días
hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días
hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y
elogios.
Procedimiento:
·
La
Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de otra dependencia.
·
Todas las PQRSF –peticiones,
quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones – deben atenderse, en los
términos definidos anteriormente.
·
Si el documento amerita trámite
o requiere respuesta, el Jefe de la dependencia entrega el documento al
funcionario competente para que proceda
con las respectivas anotaciones de chequeo y control.
·
El funcionario de la dependencia basado en el
derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta
respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y
procede a firmarla.
·
Si
la solicitud no es clara, se solicita
ampliar o precisar la información.
·
El
auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y
envío de documentos externos o internos según sea requerimiento.
·
Terminado
el trámite del proceso se archiva el documento
en la serie correspondiente.
5.
Correo
electrónico
La dependencia recibe de otras unidades
administrativas solicitudes o documentos, para su trámite, consulta o
información, utilizando los diferentes medios y soportes de la entidad. Como lo
es el correo electrónico.
La receptora verifica, firmas, folios,
copias, anexos, y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en
procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la planilla de control de
comunicaciones internas en el documento señalando datos como el (nombre y
código de la dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora de
recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de
respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad
haya regulado en procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus
respectivos anexos si los hay a la dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el
documento, verifica y da constancia de recibido.
Web grafía:
·
Manual de procesos de gestión
documental.
Excelente gracias
ResponderEliminarmuchas gracias
ResponderEliminarMUY BUEN TRABAJO
ResponderEliminarPara mi que somos del mismo grupo del 2020 agosto
ResponderEliminarse me hace que los trabajos del sena van a ser los mismos
ResponderEliminares verdad
EliminarMil gracias por tu aporte, está bien explicado
ResponderEliminarMuchas gracias por tu aporte, estás bien buena, dame tu correo
ResponderEliminarEste comentario ha sido eliminado por el autor.
EliminarTu eres el que estás bien bueno cosita
Eliminartienes razon heheheh
Eliminarmuchas gracias me fue muy útil. :)
ResponderEliminarGRACIAS POR LA COPIA
ResponderEliminarX2
EliminarMUY BIEN
ResponderEliminarGracias
ResponderEliminarmuchas gracias
ResponderEliminargracias
ResponderEliminarSeñorita le agradezco muchísimo su ayuda, eres mi heroina sin capa :D
ResponderEliminarEs cierto.. muy valioso tu aporte.. Hay páginas bloqueando contenido por el cual te hacen registrar, subir algún documento o trabajo en contraprestación por acceder al mismo y a la final no te dejan ver la info porque se les debe pagar la membresía. Se mandan huevo!
ResponderEliminarDe verdad, magnifico, muchisimas gracias
ResponderEliminarexcelente trabajo gracias
ResponderEliminarEXELENTE TRABAJO MIL GRACIAS
ResponderEliminargracias
ResponderEliminarMuy bueno 😉 👍👌
ResponderEliminarMuchas gracias!!
ResponderEliminarExcelente trabajo 👍👌
ResponderEliminarExcelente muchas gracias por tu ayuda
ResponderEliminarmuchas gracias, me sirvió leerlo, les sugiero que lo tomen como base mas no lo presenten exactamente igual.
ResponderEliminarMuchas gracias por tu ayuda.
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